5 צעדים לפעילות גיבוש מוצלחת

כבר יותר משנתיים שבסטודיו מתארחות קבוצות גדולות לקטנות מארגונים שונים. במקרים רבים, אחד מחברי הצוות מתקשר שואל ומתעניין, ולפעמים גם מנהלת משאבי האנוש או הרווחה או אחריות תאגידית, תלוי מה היא מטרת האירוע. מתוך עשרות הסדנאות במסגרת ימי גיבוש שהתקיימו בסטודיו, הסקתי דיי הרבה מסקנות ותובנות, ורציתי לחלוק עמכם 5 צעדים שיהפכו את יום הגיבוש שלכם למוצלח.  

​

1. הגדירו מטרות ברורות

ימי גיבוש הם הזדמנות מעולה בכדי להשיג מטרות נוספות במהלך היום. נכון ש"גיבוש" זו מטרה. אך לפעמים, אם לרגע אחד חושבים ביחד מה הם האתגרים הבינאישיים בתוך הצוות, אילו איכויות ורגש הייתם רוצים להעביר ולהעצים בקרב העובדים באמצעות יום הגיבוש, תשיגו הרבה יותר.

לדוגמא, באחד מהצוותים שהגיעו אלי, טרם יום הגיבוש, הוסבר כי כל אחד מן העובדים נמצא באתר אחר, הם בקושי נפגשים ולכן מאד חשובים הממשקים השונים ביניהם. על כן, דאגתי שסדר העבודה יאפשר כמה שיותר אינטראקציה מגוונת. אצל צוות אחר, התריעו מראש כי יש הרבה רגישות ומתג שנוצרה מתוך היררכיה ארגונית דאגנו שהסדנא תאפשר חילופי תפקידים בין המנהלים לבין העובדים.

בצוות אחר היה חשוב למנהל הצוות  כי הצוות יפתח תוך כדי עבודה את היצירתית שלו, ולכן דאגתי למגוון רחב של חומרי גלם שונים ליצירת המוצרים.

 

2. בחרו פעילות גיבוש שרוב הצוות אינו מכיר

הרשתות החברתיות כיום מוצפות בפעילויות לימי גיבוש, נכון, ישנם כאלו הכוללת פעילויות המוכרות לנו מהיומיום כמו: מופע סטנד-אפ, בישול, סיור ברחובות, מסעדה, חדר בחירה וכו'. רוב העובדים כבר מכירים את הפעילויות האלו, חוו אותם מספר פעמים בחייהם. ברגע שתבחרו בפעילויות גיבוש פחות שגרתית, כזו שתוציא אותם מאזור הנוחות, ותאפשר להם מכנה משותף חדש ולא מוכר, הקשר בין הצוות יתחזק ויבנה מכנה משותף חדש.

לדוגמא, כמה מאיתנו התעסקנו בעיצוב בבטון במהלך חיינו? או קדחנו, החזקנו מסור, חיברנו חוטי חשמל? מעט. זה מה שיוצר את החיבור מדוייק לקשר האנושי שחוצה את גובלות הידע המקדים שיש לנו.

 

3. בחרו פעילות עם תוצר סופי או מתנה

נכון אנחנו בעניין של חוויות ונכון שאוכל או משיכה בחבל זו גם חוויה, אבל בסופו של יום כל עובד נהנה גם לקחת משהו הביתה או מתנה. זה מעצים את הקשר של העובד מול הארגון, מעניק ערך מוסף לפעילות. התחושה של עובדים רבים שהנה אני יצרתי ולקחתי הביתה, היא המעניקה לעובד תחושות שייכות שחוצה את הגבולות של יום הגיבוש עצמו. 

​

4. הגדירו תקציב ריאלי ולוחות זמנים   

הגדירו תקציב ריאלי וחלקו אותו בתבונה. תשקללו את כל מה שאתם רוצים שיכנס בתקציב הזה לדוגמא: סדנא, אוכל, הסעה, חניה. מה משך הזמן המוגדר ליום גיבוש, חצי יום או יום שלם?
שימו דגש על מה שהכי חשוב לכם, והקדישו מחשבה שוב למטרות שהגדרתם בהתחלה. התקציב צריך להיות נגזרת של המטרות. לדוגמא, כאשר המטרה היא לשים דגש על חדשנות ויצירתיות ועל גיבוש מומלץ לשים את רוב התקציב על הסדנא על חשבון שאר סעיפי התקציב. לאחרונה אחד מלקוחותיי התעניין באחת מהסדנאות היותר מורכבות בסטודיו וחשף בפניי שאת רוב התקציב הוא הקציב למסעדה. לבסוף, מצאנו פתרון חלופי בעניין האוכל וכך הם קיבלו סדנא שיותר מתאימה להם.  או לדוגמא לקוח אחר החליט שהוא מעוניין ביום שלם, אז שילבנו גם פעילות יצירה ועבודה על דינמיקה קבוצתית שעצם השילוב של שתי פעילויות שונות התאפשרו בתקציב אחד.

​

5. הגדירו תפקידים קטנים בתוך הצוות עוד לפני שהחלה פעילות הגיבוש

נכון, לעיתים קרובות הכנת פעילות הגיבוש הינה משימה של אדם אחד בתוך הצוות או הארגון, אבל עצם הפקת אירוע שכזה היא הזדמנות מעולה לחלק את העבודה ולגבש את הצוות עוד לפני. לדוגמא, האחד מכין את התקציב, השני מאגד הצעות מחיר ויחד מחליטים על הספקים וקובעים מי אחראי על הקשר מול איזה ספק לסגירת הפינות. דבר זה יגרום לכל אחד מן המעורבים להרגיש מחויב מבעוד מועד להצלחתו של אירוע שכזה.

בהצלחה!